od 1. júla 2013 vstúpil do účinnosti nový zákon č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov, ktorý uložil aj realitným kanceláriám viaceré zásadné povinnosti. Keďže realitné kancelárie sa pri svojej činnosti dostávajú do styku s osobnými údajmi svojich klientov (sú nimi identifikačné údaje, ktoré vyžadujú právne predpisy, najmä katastrálny zákon), vzťahujú sa na realitné kancelárie viaceré povinnosti vrátane (momentálne najurgentnejšej) povinnosti - registrovať informačný systém. Túto povinnosť si musia realitné kancelárie splniť do konca roka 2013, v opačnom prípade im Úrad na ochranu osobných údajov SR v pozícii dozornej autority uloží pokutu. Realitné kancelárie, ktoré si nestihnú zaregistrovať svoj informačný systém do konca roka, zvyšujú pravdepodobnosť kontroly zo strany inšpektorov Úradu (bude pravdepodobné, že nepoznajú zákon a bude im možné ľahšie uložiť pokutu).
Najpodstatnejšie povinnosti, ktoré zákon č. 122/2013 Z.z. ukladá realitnej kancelárii:
1. Registrovať informačný systém na Úrade na ochranu osobných údajov - do 31. 12. 2013
2. Povinnosť mať vypracovaný bezpečnostný projekt IS (do 31. 3. 2014).
3. Povinnosť mať vypracované súvisiace bezpečnostné smernice (do 31. 3. 2014).
4. Mať uzatvorenú písomnú zmluvu (podľa § 8 zákona) s maklérmi a inými spolupracujúcimi osobami (do 30. 6. 2014)
Čo treba rozumieť pod pojmami „osobný údaj“ a čo pod pojmom "informačný systém"
Osobný údaj
V úvode objasnime, že nie každý údaj je súčasne osobným údajom. V zmysle § 4 ods. 1 zákona sú osobnými údajmi „údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.“ Zákon neustanovuje konkrétny zoznam údajov, ktoré sú považované za osobné údaje, ale vymedzuje ich prostredníctvom kvalifikačných znakov. Na to, aby tieto údaje boli osobnými údajmi, stačí, aby tieto údaje boli spôsobilé individualizovať konkrétnu fyzickú osobu. Nemusí pritom ísť výlučne o uvedenie jej mena, priezviska, dátumu narodenia či trvalého pobytu, môže ísť napríklad aj o iný identifikátor, akými je obrazový, zvukovo-obrazový záznam a pod., pričom tieto údaje (identifikátory) musia byť v takej vzájomnej kombinácii, aby mohla byť daná osoba konkretizovaná.
Keďže realitné kancelárie spracúvajú osobné údaje svojich klientov v rámci svojho informačného systému (databázy), je nepochybné, že všetky realitné kancelárie sú povinnými subjektmi - prevádzkovateľmi v zmysle zákona o ochrane osobných údajov a teda vzťahuje sa na ne povinnosť požiadať o registráciu svojho informačného systému na úrade.
Informačný systém realitnej kancelárie
Zákon podáva komplikovanú definíciu informačného systému. Podľa zákona je ním systém, v ktorom sa na vopred vymedzený alebo ustanovený účel systematicky spracúva alebo má spracúvať akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov prístupných podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o informačný systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe (§ 4 ods. 3 písm. b) predmetného zákona). V prípade realitných kancelárií je ním teda akákoľvek databáza či súbory obsahujúce osobné údaje klientov (dotknutých osôb), či už sú to zmluvy (sprostredkovateľské, rezervačné alebo kúpne), náborové listy, formuláre alebo iné naskenované dokumenty uložené v počítačoch a tiež dokumenty vedené v listinnej podobe, vrátane fotokópií úradných dokladov a pod. Tieto dokumenty spolu tvoria tzv. informačný systém realitnej kancelárie, ktorý treba registrovať.
Takýto informačný systém bude podliehať registrácii, okrem tých prípadov, ak má realitná kancelária tzv. zodpovednú osobu, ktorá vykonala odbornú skúšku na Úrade a "garantuje" dodržiavanie zákona v realitnej kancelárii.
Zákon ukladá realitným kanceláriám povinnosť zaregistrovať svoje informačné systémy do konca roka 2013. Nesplnenie tejto povinnosti bude mať za následok uloženie pokuty zo strany Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktorej výška sa pohybuje od 300 EUR do 5.000 EUR. Do pozornosti je potrebné dať aj to, že zákon úradu priamo ukladá povinnosť uložiť pokutu pri akomkoľvek zistení porušenia podľa tohto zákona. V takýchto prípadoch úrad pokutu musí uložiť. Je to jeho povinnosť a nemá možnosť zvažovať, či pokutu uloží alebo nie, jednoducho ju uloží.
Bezpečnostný projekt a súvisiace bezpečnostné smernice
Bezpečnostný projekt je pomerne náročný dokument, ktorý musí reflektovať na presné špecifiká každej realitnej kancelárie. Podľa súvisiacej vyhlášky musí mať bezpečnostný projekt a smernice spracovaných takmer 58 parciálnych oblastí, ktorými sa musí realitná kancelária a jej makléri (a rovnako spolupracujúce osoby) riadiť a dodržiavať. Podlieha prísnej kontrole zo strany inšpektorov Úradu na ochranu osobných údajov SR.
Aj preto sme sa od schválenia nového zákona o ochrane osobných údajov začali bližšie zaoberať touto problematikou a vypracovali sme pre realitné kancelárie "kostru" bezpečnostného projektu a smerníc, ktoré však musia byť odborne doplnené o mnohé špecifické údaje, ktoré nám majiteľ RK poskytne (v rámci komplexného dotazníka).
Inšpektori z Úradu na ochranu osobných údajov dôsledne kontrolujú, či bol bezpečnostný projekt vypracovaný v súlade s podmienkami prostredia kontrolovaného subjektu alebo ide len o pro forma neefektívny vzor projektu stiahnutý z internetu. Navyše podľa našich zistení sa zatiaľ na internete nenachádza žiaden vzor bezpečnostného projektu, ktorý by bol vypracovaný podľa nového zákona č. 122/2013 Z.z.
Ak nemáte bezpečnostný projekt, je to jeden z najväčších prehreškov podľa zákona a preto tomu zodpovedá aj výška uloženej pokuty (§ 68 zákona č. 122/2013 Z.z.) Tieto siahajú až do výšky 300.000 EUR).
Nový bezpečnostný projekt treba mať do konca marca 2014, ak ste mali vypracovaný starý BP podľa zákona č. 428/2002 Z.z., treba ho zosúladiť podľa novej právnej úpravy.
Zmluvný vzťah s maklérmi & ochrana osobných údajov
V prípadoch, ak maklér spolupracuje s realitnou kanceláriou na základe zmluvy mimo pracovného pomeru, je možné dôvodne predpokladať, že bude mať status sprostredkovateľa v zmysle § 8 zákona. V týchto prípadoch bude potrebné, aby realitná kancelária (v pozícii prevádzkovateľa) mala s maklérom (v pozícii sprostredkovateľa) uzatvorenú písomnú zmluvu tak, ako to vyžaduje zákon. Túto povinnosť si musí realitná kancelária splniť do konca júna 2014. Lehota 1 roka platí rovnako pre poverenie zodpovednej osoby vykonávajúcej dohľad nad ochranou osobných údajov u tých realitných kancelárií - prevádzkovateľov, ktoré spracúvajú osobné údaje prostredníctvom 20 a viac oprávnených osôb.
Na záver treba dodať, že nejde ani tak o výmysel našich zákonodarcov, ale o legislatívu "nanútenú" Slovensku z Európskej únie. V rámci európskeho priestoru čoraz viac silnejú snahy ochraňovať osobné údaje fyzických osôb vo väčšom rozsahu, než tomu bolo doteraz.
